Politica de confidențialitate

Neocomm Business Distribution SRL este responsabilă pentru datele cu caracter personal descrise în această politică. Acționăm ca operator de date pentru datele cu caracter personal legate de contul tău, facturare, solicitări de suport și propriile noastre operațiuni. Acționăm ca persoană împuternicită de operator pentru datele cu caracter personal conținute în mesajele, contactele și conversațiile pe care tu și utilizatorii tăi finali le procesați prin serviciu.

Această politică se aplică dmagent.ro, aplicației noastre și API-urilor noastre. Data intrării în vigoare a acestei politici este 1 ianuarie 2026.

Informații pe care ni le oferi direct

• Informații de cont: nume, adresă de email, număr de telefon, denumirea companiei, rol și detalii de facturare
• Date de profil: fus orar, preferințe de limbă și setări de notificare
• Configurarea spațiului de lucru: instrucțiuni pentru bot, conținutul din baza de cunoștințe/întrebări frecvente și setări de integrare
• Comunicări cu noi: tichete de suport, chat-uri și emailuri, inclusiv atașamentele pe care alegi să le trimiți

Date de afaceri pe care le procesezi prin serviciu

• Contacte pe care le imporți sau care ajung prin mesaje primite (nume, telefon, email, identificatori sociali și câmpuri personalizate)
• Conținutul conversațiilor pe canalele pe care le conectezi (text, note vocale, imagini, video și documente trimise de utilizatorii tăi finali)
• Resurse de cunoștințe pe care le furnizezi pentru a antrena AI-ul

Informații de plată

Când te abonezi la un plan plătit, informațiile de plată sunt procesate de procesatorul nostru de plăți. Nu stocăm numere complete de card pe serverele noastre; putem stoca un token, ultimele patru cifre ale cardului, brandul cardului și adresa ta de facturare.

Informații pe care le colectăm automat

• Telemetrie de utilizare: pagini vizitate, funcționalități folosite și erori întâlnite
• Date despre dispozitiv și conexiune: adresă IP, browser, sistem de operare și URL de referință
• Jurnale de server și evenimente de securitate, inclusiv încercări de autentificare

• Pentru a furniza, opera, menține și îmbunătăți serviciul
• Pentru a procesa conversații AI și înțelegerea media (cum ar fi transcrierea și analiza imaginilor)
• Pentru a livra și contoriza mesaje pe canalele pe care le conectezi
• Pentru a oferi suport și a răspunde solicitărilor tale
• Pentru a procesa facturarea, a gestiona abonamentul tău și a detecta frauda
• Pentru a securiza serviciul și a preveni abuzurile și incidentele de securitate
• Pentru a trimite emailuri de serviciu și, cu consimțământul tău separat, emailuri de marketing
• Pentru a respecta obligațiile legale și a răspunde solicitărilor legale

Nu vindem date cu caracter personal și nu distribuim date cu caracter personal către agenți de publicitate terți pentru publicitate comportamentală cross-context.

Conversațiile AI și anumite sarcini de procesare media (cum ar fi transcrierea și înțelegerea imaginilor sau video) sunt gestionate de furnizorii noștri de AI. Ești operatorul de date pentru mesajele utilizatorilor finali pe care le procesezi prin serviciu; noi acționăm ca persoană împuternicită de tine pentru acele date și le procesăm doar conform instrucțiunilor tale documentate.

Acolo unde legea privind protecția datelor (cum ar fi GDPR UE/UK) impune un temei legal, ne bazăm pe următoarele:

• Executarea contractului: procesare necesară pentru a furniza serviciul la care te-ai abonat
• Interese legitime: securitate, prevenirea fraudei, îmbunătățirea produsului și apărarea împotriva pretențiilor legale, cu o opțiune ușoară de opoziție acolo unde e aplicabil
• Consimțământ: emailuri de marketing, cookie-uri opționale de analiză sau marketing, și orice procesare care necesită consimțământ
• Obligație legală: cerințe fiscale, contabile și alte cerințe de reglementare care ni se aplică

Te poți opune procesării bazate pe interese legitime, sau îți poți retrage consimțământul, oricând, contactând suport@dmagent.ro.

Unde sunt găzduite datele tale

Serviciul și datele tale sunt găzduite pe servere dedicate securizate și infrastructură cloud din Uniunea Europeană (Germania și regiunea UE a furnizorului nostru cloud). Datele sunt criptate în tranzit prin TLS, iar credențialele și token-urile de integrare sensibile sunt criptate și în repaus.

Sub-procesatori

Noi și platforma care alimentează serviciul ne bazăm pe următoarele categorii de sub-procesatori pentru a gestiona datele cu caracter personal. Cerem fiecăruia dintre ei să proceseze datele cu caracter personal doar în condiții adecvate de protecție a datelor. Furnizorii specifici se pot schimba în timp; această listă este actuală începând cu 1 ianuarie 2026.

Nu vindem date cu caracter personal. Putem partaja date cu consultanți profesioniști, sub obligații de confidențialitate, și în legătură cu o fuziune, achiziție sau vânzare de active, sub rezerva unor protecții adecvate.

Infrastructura noastră se află în principal în Uniunea Europeană. Când un sub-procesator (furnizor de AI, mesagerie sau plăți) procesează date în afara UE, ne bazăm pe Clauzele Contractuale Standard ale Comisiei Europene sau pe un alt mecanism legal de transfer.

Acolo unde datele cu caracter personal sunt transferate în afara regiunii tale sau a utilizatorilor tăi finali, ne bazăm pe garanții adecvate, cum ar fi clauzele contractuale standard relevante, o decizie de adecvare aplicabilă, sau un alt mecanism legal de transfer.

• Date de cont activ: păstrate pe durata contului tău
• Date de conversații și mesaje: Contactele și conținutul conversațiilor sunt păstrate pe durata contului și șterse din sistemele active în 90 de zile de la închiderea contului, dacă legea nu impune o perioadă mai lungă.
• Înregistrări financiare: păstrate pentru perioada impusă de legislația fiscală din România
• Backup-uri: Backup-urile criptate sunt păstrate rulant, pentru maximum 30 de zile.
• Jurnale de server și evenimente de securitate: Jurnalele de server și evenimentele de securitate sunt păstrate pentru maximum 90 de zile.

Când anulezi, îți poți exporta datele pentru o perioadă rezonabilă, după care vom șterge Datele Clientului din sistemele active, în cursul normal al activității.

În funcție de unde locuiești, poți avea unele sau toate din următoarele drepturi asupra datelor tale cu caracter personal:

• Dreptul de a accesa datele cu caracter personal pe care le deținem despre tine
• Dreptul de a corecta datele cu caracter personal incorecte
• Dreptul de a-ți șterge datele cu caracter personal, sub rezerva limitelor legale
• Dreptul de a restricționa sau de a te opune procesării
• Dreptul la portabilitatea datelor într-un format structurat, care poate fi citit automat
• Dreptul de a-ți retrage consimțământul oricând, fără a afecta procesarea anterioară
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea locală de protecție a datelor

Pentru a-ți exercita aceste drepturi, contactează-ne la suport@dmagent.ro. Vom răspunde în termenul impus de legea aplicabilă și e posibil să trebuiască să-ți verificăm mai întâi identitatea.

Serviciul este destinat utilizării în scop de afaceri și nu se adresează minorilor. Nu colectăm cu bună știință date cu caracter personal de la minori. Dacă crezi că un minor ne-a furnizat date cu caracter personal, contactează suport@dmagent.ro și le vom șterge.

Folosim cookie-uri și tehnologii similare pentru următoarele scopuri:

• Cookie-uri esențiale: autentificare, gestionarea sesiunii și securitate — necesare pentru funcționarea serviciului
• Cookie-uri funcționale: reținerea preferințelor tale, precum limba și setările de interfață
• Cookie-uri de analiză: înțelegerea modului în care e folosit serviciul — setate doar cu consimțământul tău, acolo unde e necesar
• Cookie-uri de marketing: măsurarea campaniilor de marketing pe site-ul nostru public — setate doar cu consimțământul tău, acolo unde e necesar

Îți poți schimba preferințele de cookie-uri oricând, prin browser sau prin orice control de cookie-uri pe care îl oferim.

Folosim măsuri administrative, tehnice și organizatorice pentru a proteja datele cu caracter personal, inclusiv:

• Criptarea datelor în tranzit prin TLS
• Criptare în repaus pentru câmpuri sensibile precum credențiale și token-uri de integrare
• Control al accesului bazat pe roluri, cu principii de privilegiu minim
• Înregistrarea acțiunilor administrative
• Un proces documentat de răspuns la incidente

Niciun sistem nu poate fi complet securizat. Dacă aflăm despre o breșă de date cu caracter personal care ar putea genera un risc pentru drepturile tale, vom notifica autoritatea relevantă și utilizatorii afectați, conform legii aplicabile.

Putem actualiza această politică din când în când. Pentru modificări semnificative, vom oferi o notificare prealabilă rezonabilă prin email sau notificare în aplicație, înainte ca modificările să intre în vigoare. Pentru modificări minore, vom publica politica actualizată aici, cu o dată revizuită de “Ultima actualizare”.

Pentru întrebări despre confidențialitate sau pentru a-ți exercita drepturile, contactează-ne. Te rugăm să incluzi suficiente informații pentru a-ți verifica identitatea și a acționa pe baza solicitării tale.

• Neocomm Business Distribution SRL
• România
• Email: suport@dmagent.ro